Registerbeskrivning

Registerbeskrivning
Stiftelsen Tre Smeder
EU:s dataskyddsförordning, 2016/679
Registerförare

1.9.2019
Stiftelsen Tre Smeder
0999911-3
Busholmsgränden 14 F 245
00220 Helsingfors
patrik.lerche@tresmeder.fi
www.tresmeder.fi

Registrets namn
Rimbert

Person som svarar för registerärendena och kontaktperson
Stiftelsen Tre Smeder
0999911-3
Busholmsgränden 14 F 245
00220 Helsingfors

Patrik Lerche
Ombudsman
patrik.lerche@tresmeder.fi
Tfn 0400 418879

Uppgiftsbiträde
Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland (2379356-8)
Simonsgatan 8 A
00101 Helsingfors

Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland använder följande underleverantörer:
- Amazon Web Services, för utskick av e-post till i ansökningssystemet registrerade användare
- Signicat, för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat bidrag eller stipendium
- Telia Inmics-Nebula, all information i registret lagras på Telia Inmics-Nebulas servrar

Syfte med registret (berättigat intresse)
Registerföraren förverkligar sin regelmässiga uppgift genom att bevilja bidrag baserat på ansökningar. Behandlingen av data i bidragsverksamhetens register baseras därmed på ett berättigat intresse. Registerförarens och den sökandes rättigheters balans garanteras genom att där i registret inte behandlas några sensitiva uppgifter. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personnummer och kontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt.

Syfte med behandlingen av personuppgifter
Register över bidrags- och stipendieansökande: 
- För behandling av ansökningar om bidrag eller stipendier riktade till Stiftelsen Tre Smeder

Register över bidragsmottagare samt stipendiater: 
- För utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag och stipendier samt för anmälningar om bidrag och stipendier till myndigheter. 

Register över ansökarrespons som lämnats i samband med ansökningsprocessen:
- För att utveckla ansökningssystemets användarvänlighet och funktionaliteter
- Registret har ingen inverkan på behandlingen av den sökandes ansökningar

Registrets informationsinnehåll
I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.

Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan: 
- uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personnummer/FO-nummer) 

Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis: 
- matrikel eller meritförteckning 
- skol- och studiebetyg 
- arbetsintyg 
- andra dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan 
- eventuella rekommendationer som skaffats med den sökandes samtycke 
- övriga uppgifter som behövs för ansökan 

Om den sökande beviljas ett bidrag sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:
- kontonummer
- information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner
- information om när beslut fattats
- information om eventuella ändringar gällande bidraget eller återtagande av bidrag
- information om meddelanden till Skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsförbund
- information om TUPAS identifiering i samband med rekvisition
- bidragsmottagarens redovisning av bidraget

Personer under 15 år
Personer under 15 år som önskar söka ett bidrag skall först be sina föräldrar/förmyndare att kontakta Stiftelsen Tre Smeder innan de kan söka om stöd.

Hur länge bevaras uppgifterna
Vi sparar den sökandes ansökningar och uppgifter tills vidare. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i Stiftelsen Tre Smeders stödverksamhet och det ger oss också en möjlighet att utvärdera effekten av, samt utveckla, vår bidragsverksamhet. 

Det elektroniska materialet (ansökningar) överförs till passiv förvaring efter 20 års tid, vilket innebär att endast ett fåtal personer i personalen har tillgång till de äldre uppgifterna. Stiftelsen Tre Smeder utvärderar och justerar regelbundet förvaringstiden för ansökningsmaterialet. Uppgifter som samlas in i samband med evenemangsanmälan sparas i ett års tid varefter de arkiveras till pappers och den elektroniska informationen anonymseras för statistiska ändamål.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter
- Ansökningarna behandlas av Stiftelsen Tre Smeders personal, förtroendevalda samt externa sakkunniga
- Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av tystnadsplikt
- Personerna som evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat. 
- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter.
- Uppgifter kan i enlighet med Personuppgiftslagen (523/1999) 24§ lämnas ut åt främst: 
o Lantbruksföretagarnas pensionsförbund 
o Skatteförvaltningen 
- Uppgifter tillhörande beviljade ansökningar kan lämnas ut i (avslag publiceras inte): 
o Publikationer 
o Webbsida (www.tresmeder.fi)
o Sociala medier
- Uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser. Uppgifter utlämnas endast i den mån som de är relevanta.


Flyttning av data till länder utanför EU eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 

Principerna för offentliggörandet av beslut och av personuppgifter
Registerföraren publicerar följande uppgifter om alla bidragsmottagare:
- namn
- ändamålet som angetts i ansökan
- hemort
- storleken på bidraget
- beslutsdatum
- verksamhetskategori
- verksamhetsområde

Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en önskan att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål.

Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

Principer för skydd av registret
- I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt. 
- Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående. 
- De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansökningar är skyddad genom SSLkryptering. 
- Telia Inmics-Nebula Oy svarar för tjänsten och registret förvaras i en Nebula Cloud 9-molntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder som PCI-DSS. Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt namngivna personer.

Automatisk bearbetning
- Stiftelsen Tre Smeder utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser. Det är alltid en eller flera personer som gör det slutgiltiga beslutet.

Rätt till insyn
- Var och en har rätt att kontrollera om de finns i Stiftelsen Tre Smeders register 
- Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret
- Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter. Användaren av ansökningssystemet kan också logga in med sitt konto och under "Personuppgifter" välja att ladda ned all data vi har sparat i samband med kontot.
- Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet
- Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.
- Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits
- Begäran ska adresseras till: 
Stiftelsen Tre Smeder
Ombudsman Patrik Lerche 
Busholmsgränden 14 F 245
00220 Helsingfors
patrik.lerche@tresmeder.fi

Rätt att kräva rättelse av en uppgift
- en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad 
- specificerad begäran ska adresseras till: patrik.lerche@tresmeder.fi

Rätt att göra invändningar
Du har rätt att göra invändningar mot att dina uppgifter behandlas i samband med en ansökning, men då måste behandlingen av ansökan avbrytas. 


Rätt att begära radering
Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om:
- Du motsätter dig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna
- Behandlingen av uppgifter är lagstridigt

Till följd av lagstiftning är Stiftelsen Tre Smeder i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.

Rätt att lämna in ett klagomål
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.